به گزارش روابط عمومی و اطلاع‌رسانی دبیرخانه همایش، با توجه به اهمیتِ رعایت موازینِ دقیقِ علمی و اخلاق حرفه‌ای در پژوهش‌های تمدنی، شورای سیاست‌گذاری همایش طی نشست فوق‌العاده‌ای، متن نهایی «قانون و مقررات شرکت در همایش» را با تمرکز بر شفافیتِ تعهداتِ دوجانبه میان دبیرخانه و شرکت‌کنندگان به تصویب رساند.
در این جلسه تأکید شد که همایشِ «توحیدمحوری و تمدن نوین اسلامی»، به دلیلِ ماهیتِ راهبردی و تمدنی خود، نیازمندِ رعایتِ بالاترین استانداردهای پژوهشی است. بنابراین، مقررات جدید با هدف تضمینِ «اصالتِ اثر» و «صداقت علمی» تدوین گردیده است.
طبق مصوبه دبیرخانه مرکزی، اهم بندهای این نظام‌نامه که برای تمامی شرکت‌کنندگان و پژوهشگران الزامی است، به شرح زیر اعلام می‌گردد:
۱. اصالت اثر: تمامی مقالات و آثار ارسالی باید نتیجه پژوهش مستقیم مؤلف یا مؤلفان بوده و پیش از این در هیچ همایش یا نشریه‌ای ارائه یا منتشر نشده باشد.
۲. قانون منع ارسال هم‌زمان: هرگونه ارسالِ هم‌زمانِ اثر به سایر مجامع علمی تا زمان اعلامِ نتایج داوری، ممنوع و موجب خروج خودکار اثر از فرایند ارزیابی خواهد بود.
۳. تعهدات حقوقی: نویسنده با ارسال اثر، مسئولیت کاملِ علمی و حقوقی محتوا را پذیرفته و دبیرخانه را در استفاده از محتوای مقاله برای ترویج اهداف تمدنی (با ذکر نام نویسنده) مختار می‌داند.
۴. حقِ رد اثر: دبیرخانه همایش بر اساس نظر کمیته داوری، این حق را برای خود محفوظ می‌دارد که آثاری را که فاقد نوآوری، استحکام علمی یا همخوانی با محورهای مصوب باشند، از روند بررسی خارج نماید.
۵. حضور در نشست‌ها: پذیرش نهایی مقاله منوط به تعهد نویسنده برای ارائه آن (به صورت حضوری یا مجازی) در پنل‌های تخصصی همایش است.
دبیرخانه مرکزی همایش تصریح کرد که تمامی پژوهشگرانِ متقاضیِ شرکت در این رویداد، هنگام ثبت‌نام در سامانه، ملزم به مطالعه دقیق و تأیید این «تعهدنامه انضباطی» هستند. این تدبیر با هدفِ «سالم‌سازی فضای پژوهشی» و جلوگیری از هرگونه تخلفِ احتمالی اتخاذ شده است.
در پایان این گزارش آمده است که این مقررات از تاریخ تصویب، لازم‌الاجرا بوده و هرگونه استعلام یا ابهام در خصوص مفاد آن، از طریق واحد «پاسخگویی دبیرخانه» قابل پیگیری خواهد بود.
